Apresento-vos a equipa

Olá a todos.

Sim, já sei: na semana passada não houve newsletter. Não foi esquecimento. Tivemos tantas reuniões que o email que mais escrevi foi "chego em 5 minutos".

No primeiro email que vos enviei, prometi contar como é que corremos a Waldyn como uma empresa AI-native. Demorei a cumprir, porque não é nada fácil mapear como é que fazemos isto hoje. Por isso, em vez de vos mostrar processos, vou apresentar-vos a equipa.

A nossa equipa ainda é pequena. Mas temos uns quantos colegas que não tiram férias, não bebem café, e um deles tem um jeito especial para nos chatear.

Todos os dias às 7h, o Assessor deixa no meu email uma folha por cada reunião do dia: quem é a empresa, quanto fatura, o que falámos da última vez, o que ficou prometido de parte a parte e as perguntas que ainda não fizemos. Já não entro em nenhuma reunião a pensar "onde é que nós íamos?".

Às 8h entra o Árbitro, que é o chato. Olha para cada conversa com clientes e diz-nos de que lado está a bola: vê quem enviou o último email e, se fomos nós a ficar calados, apita. Não há "eu achava que já tinha respondido" que resista ao Árbitro.

Quatro vezes por dia, o Rececionista passa pelos emails que recebemos. Quando consegue, deixa a resposta preparada em rascunho. Quando é preciso uma decisão nossa, chama-nos a atenção. Nunca envia nada. Tem ordens expressas para não o fazer.

No fim de cada reunião, o Secretário pega na transcrição, escreve o resumo, passa as tarefas para o nosso quadro de trabalho e deixa pronto o email de seguimento. Nós só revemos e carregamos em enviar.

Todas as noites às 21h, o Arquivista passa por todas as conversas do dia e atualiza a ficha de cada cliente: onde estamos, o que mudou, quem é a pessoa nova que apareceu em cópia. É o colega mais aborrecido e o mais importante.

Às segundas-feiras, o Detetive lê a semana anterior inteira, emails, reuniões e propostas, à procura de uma única coisa: o problema que não estamos a ver. Às vezes acerta de forma desconfortável.

Estes colegas dão-nos imenso jeito. Mas nenhum deles funcionaria sem o nosso second brain, que leem antes de fazer seja o que for.

O second brain tem todo o contexto sobre cada cliente, prospect e parceiro com quem já falámos: quem são, o que nos disseram, o que propusemos e onde ficámos. E, por cima desse contexto, tem regras, umas gerais e outras específicas para cada um.

As regras são a parte mais interessante. Sempre que corrigimos a IA, a correção passa a regra, e o resultado seguinte já vem à nossa maneira. Coisas como:
- 1, 2, 3. Nunca 01, 02, 03.
- Usar as palavras do cliente, nunca as nossas.
- Nunca escrever "como combinámos" sobre uma coisa que só combinámos internamente.

E para esta última nunca falhar, temos um sétimo colega, o Porteiro: nenhum rascunho sai sem uma lista de onde vem cada data e cada número. Sem lista, a porta não abre.

O resultado é que, quando peço "prepara-me a proposta para a empresa X", não tenho de explicar nada. Já sabe o que a empresa faz, o que nos disseram e o que ficou por fechar. Ainda há ajustes, claro, mas uma proposta ou uma apresentação leva-nos hoje cerca de 20% do tempo que levava antes.

Fica aqui o organigrama, para quem gosta de ver as coisas desenhadas:

Há uma coisa que nenhum destes colegas faz: criar relações. E não é por acaso. Todas estas automações só existem porque nos dão tempo para o que mais importa: conhecer melhor quem trabalha connosco e perceber do que os nossos clientes precisam.

Até à próxima,
Miguel